Системи управлiння базами даних

ЕТЕНШИОН: ВСІ СКРИНШОТИ, ЯКІ ВИ ПОБАЧИТЕ НА ЦІЙ ВКЛАДЦІ – МОЇ РОБОТИ. РОЗПОВСЮДЖЕННЯ ЇХ ЗА МЕЖИ МОГО БЛОГА ШКОДИТЬ ВАШОМУ ЗДОРОВ'Ю.

Microsoft Office Access або просто Microsoft Access — реляційна система управління базами даних. Має широкий спектр функцій, включаючи пов'язані запити, зв'язок із зовнішніми таблицями і базами даних. Завдяки вбудованій мові VBA, в самому Access можна писати програми, що працюють з базами даних.

Основні компоненти MS Access: 

· будівник таблиць; 

· будівник екранних форм; 

· будівник SQL-запитів; 

· будівник звітів, що виводяться на друк.

Створення бази даних

При відкритті Access в поданні Backstage відображається вкладка Создать, на якій доступні команди для створення бази даних:

· Порожня база даних: створити базу даних можна з нуля. 

· Шаблон, який встановлюється разом з Access: шаблон можна використовувати, якщо потрібно швидко почати новий проект. 

· Шаблон з сайту Office.com.: на додаток до шаблонів, що поставляються з Access, багато інших шаблонів є на сайті Office.com. Для їх використання навіть не потрібно відкривати браузер, тому що ці шаблони доступні на вкладці Создать. 

Додавання об'єктів в базу даних

При роботі з базою даних в неї можна додавати поля, таблиці і частини програми.

Частини програми — це функція, що дозволяє використовувати кілька пов'язаних об'єктів бази даних як один об'єкт. За допомогою частини програми можна одночасно додати в базу даних таблицю і форму.

Також можна створювати запити, форми, звіти, макроси – будь-які об'єкти бази даних, необхідні для роботи.

Створення бази даних за допомогою шаблону

1. Якщо база даних відкрита, натисніть на вкладці Файл кнопку Закрыть. У поданні Backstage відкриється вкладка Создать.

2. На вкладці Создать доступно кілька наборів шаблонів. Деякі з них вбудовані в Access, а інші шаблони можна завантажити з сайту Office.com.

3. Виберіть шаблон, який ви хочете використовувати.

4. У полі Имя файла буде запропоновано ім'я файлу для бази даних. При необхідності його можна змінити. Щоб зберегти базу даних в іншій папці, клацніть потрібний значок, відкрийте папку і натисніть кнопку ОК. При необхідності ви можете пов'язати базу даних з сайтом SharePoint.

5. Натисніть кнопку Создать.

6. Клацніть першу вільну позицію в формі і приступайте до введення даних. Для відкриття інших необхідних форм або звітів використовуйте область навігації.

Створення бази даних без використання шаблону

Створення пустої бази даних

1. На вкладці Файл клацніть Создать і виберіть варіант Пустая база данных.

2. У поле Имя файла введіть ім'я файлу. Щоб зберегти файл в іншій папці, відмінної від використовуваної за замовчуванням, натисніть кнопку Поиск расположения для розміщення бази даних, відкрийте потрібну папку і натисніть кнопку ОК.

3. Натисніть кнопку Создать.

4. Щоб додати дані, почніть вводити їх або вставте з іншого джерела.

Додавання таблиці

Додавання таблиць до існуючої бази даних здійснюється командами групи Таблицы на вкладці Создать.

Створення таблиці в режимі таблиці

У режимі таблиці можна почати введення даних відразу, структура таблиці при цьому буде створюватися автоматично. Полям присвоюються імена з послідовними номерами, а тип даних автоматично задається з урахуванням даних, що вводяться. 

1. На вкладці Создание в групі Таблицы натисніть кнопку Таблица.

2. На вкладці Поля в групі Добавление и удаление  виберіть потрібний тип поля. Якщо потрібний тип поля не відображається, натисніть кнопку Інші поля.

3. Відкриється список часто використовуваних типів полів. Виберіть необхідний тип поля, і Access додасть в таблицю нове поле в точці вставки.

4. Щоб додати дані, почніть вводити їх в першу вільну позицію або вставте з іншого джерела.

5. Дайте полям значущі імена, щоб при перегляді області Список полей було зрозуміло, що міститься в кожному полі.

Для перейменування стовпця двічі клацніть його заголовок і введіть нову назву.

6. Щоб перемістити стовпець, клацніть його заголовок для виділення стовпчика і перетягніть стовпець в потрібне місце.

Створення таблиці в режимі конструктора

У режимі конструктора спочатку слід створити структуру таблиці. Потім можна переключитися в режим таблиці для введення даних або ввести дані, використовуючи інший спосіб.

1. На вкладці Создание в групі Таблицы натисніть кнопку Конструктор таблиц.

2. Для кожного поля в таблиці введіть ім'я в стовпці Имя, а потім в списку Тип данных виберіть тип даних.

3. При бажанні можна ввести опис для кожного поля в стовпці Описание.

4. Коли всі необхідні поля будуть додані, збережіть таблицю (на вкладці Файл клацніть Сохранить).

5. Щоб додати дані, перейдіть в режим таблиці і почніть їх вводити, клацнувши першу вільну комірку. 

Завдання властивостей полів в режимі конструктора

Незалежно від способу створення таблиці рекомендується перевірити і поставити властивості полів. Хоча деякі властивості доступні в режимі таблиці, інші можна налаштувати тільки в режимі конструктора. 

Щоб перейти в режим конструктора, в області переходів клацніть таблицю правою кнопкою миші і виберіть пункт Конструктор. Щоб відобразити властивості поля, клацніть його в сітці конструктора. Властивості відображаються під сіткою конструктора в області властивості поля.

Клацніть властивість поля, щоб переглянути його опис поруч зі списком Свойства поля. Більш докладні відомості можна отримати, натиснувши кнопку довідки.

Копіювання даних з іншого джерела в таблицю Access

При вставці даних в порожню таблицю додаток Access задає тип даних для кожного поля залежно від того, які дані в ньому знаходяться.

Полям присвоюються імена з урахуванням того, що зазначено в першому рядку вставлених даних. Якщо в ній знаходяться дані такого ж типу, як і в наступних рядках, то цей рядок використовується як частина даних, а полях присвоюються загальні імена. Якщо ж перший рядок відрізняється від наступних рядків, її вміст використовується як імена полів і не включається в дані.

В Access імена присвоюються полях автоматично, тому щоб уникнути плутанини поля слід перейменувати.

Це можна зробити наступним чином:

1. Натисніть клавіші CTRL + S, щоб зберегти таблицю.

2. У режимі таблиці двічі клацніть заголовок кожного стовпця і введіть описову назву поля для кожного стовпчика.

3. Ще раз збережіть таблицю.

Імпорт, додавання або зв'язування даних з іншого джерела

1. В Access на вкладці Внешние данные в групі Импорт и связи виберіть команду для типу файлу, який необхідно імпортувати.

2. У діалоговому вікні Внешние данные натисніть кнопку Обзор, щоб знайти вихідний файл даних, або введіть у поле Имя файла повний шлях до нього.

3. Виберіть потрібний параметр в розділі Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных. Ви можете використовувати імпортовані дані для створення нової таблиці або додати їх в існуючу таблицю. Також можна створити пов'язану таблицю, яка містить посилання на дані у вихідній програмі.

4. Якщо буде запущений майстер, дотримуйтесь інструкцій на екрані. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

При імпорті об'єктів або зв'язуванні таблиць з бази даних Access відкривається діалогове вікно Импорт объектов або Связь с таблицами. Виберіть потрібні елементи і натисніть кнопку ОК.

6. Access запропонує зберегти відомості про щойно завершеної операції імпорту. Якщо ви плануєте повторити її, натисніть кнопку Зберегти кроки імпорту і введіть потрібні відомості. Пізніше для повторення цієї операції досить буде натиснути кнопку Сохранённые операции импорта на вкладці Внешные данные в групі Импорт і зв'язку. Якщо ви не хочете зберігати відомості про операції, натисніть кнопку Закрыть.

Додавання частини програми

1. Відкрийте базу даних, в яку ви хочете додати частину програми.

2. Відкрийте вкладку Создание.

3. У групі Шаблоны натисніть кнопку Части программы. З'явиться список доступних частин.

Відкриття існуючої бази даних Access

1. На вкладці Файл натисніть кнопку Открыть.

2. У діалоговому вікні Открытие файла базы данных знайдіть базу даних, яку потрібно відкрити.

3. Виконайте одну з таких дій. 

· Щоб відкрити базу даних в режимі за замовчуванням, двічі клацніть її. 

· Натисніть кнопку Открыть, щоб відкрити базу даних для загального доступу в багатокористувацької середовищі і надати іншим користувачам можливість виконувати в ній читання і запис. 

· Клацніть стрілку поруч із кнопкою Открыть та виберіть варіант Открыть для чтения, щоб відкрити базу даних тільки для читання, тобто для перегляду без можливості внесення змін. 

· Клацніть стрілку поруч із кнопкою Открыть та виберіть варіант Монопольно, щоб відкрити базу даних в монопольному режимі. Якщо її потім спробує відкрити інший користувач, він отримає повідомлення «Файл уже используется». 

· Клацніть стрілку поруч із кнопкою Открыть та виберіть варіант Монопольно для чтения, щоб відкрити базу даних тільки для читання. Інші користувачі при цьому зможуть відкривати базу даних тільки для читання.

Запити

Запити спрощують перегляд, додавання, видалення або зміна даних у базі даних Access.

Створення запиту на вибірку 

Перегляд даних з вибраних полів 

1. Відкрийте базу даних і на вкладці Создание натисніть кнопку Конструктор запросов.

2. У діалоговому вікні Добавление таблиці на вкладці Таблицы двічі клацніть таблицю “Товари”, потім закрийте діалогове вікно.

3. Припустимо, в таблиці “Товари” містяться поля “Найменування товара” і “Стара ціна”. Двічі клацніть елементи “Найменування товара” і “Стара ціна”, щоб додати ці поля в бланк запиту.

4. На вкладці Конструктор натисніть кнопку Выполнить. Запит буде виконаний, і відобразиться список товарів і цін на них.

Одночасний перегляд даних з декількох пов'язаних таблиць

1. Відкрийте базу даних. На вкладці Создание в групі Запросы натисніть кнопку Конструктор запросов.

2. У діалоговому вікні Добавление таблицы на вкладці Таблицы двічі клацніть елементи “Замовники” і “Замовлення”.

3. Закрийте діалогове вікно Добавление таблицы.

4. У таблиці “Клієнти” двічі клацніть елементи “Організація” і “Місто”, щоб додати ці поля в бланк запиту.

5. У бланку запиту в стовпці “Місто” зніміть прапорець в рядку Показать.

6. У рядку Условие отбора стовпця “Місто” введіть “Тюмень”.

7. У таблиці “Замовлення” двічі клацніть елементи “Код замовлення” і “Дата розміщення”, щоб додати ці поля в два наступних стовпчика в бланку запиту.

8. На вкладці Конструктор у групі Результаты натисніть кнопку Выполнить. Відбувається виконання запиту і відображається список замовлень клієнтів з Тюмені.

Створення запиту з параметрами

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші запит “Замовлення по місту” і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор.

2. У бланку запиту в рядку Условие отбора стовпця “Місто” видаліть слово «Тюмень» і введіть інше місто.

3. Встановіть прапорець в рядку Показати стовпці “Місто”, щоб в результатах запиту відображався місто.

4. На вкладці Конструктор у групі Результаты натисніть кнопку Выполнить. Запит запропонує ввести значення в рядку “Місто”.

5. Введіть слово «Москва» і натисніть клавішу ВВОД, щоб побачити замовлення для клієнтів в Москві.

6. На вкладці Главная в групі Представления натисніть кнопку Представление та виберіть пункт Конструктор.

7. У бланку запиту в рядку Условие отбора стовпця “Місто” введіть «Like (інше місто, який ви написали) & "*"».

8. У цьому реченні ввести параметр ключове слово «Like», амперсанд (&) і зірочка (*), укладена в лапки, дозволяють ввести поєднання знаків, включаючи символи узагальнення, для отримання різних результатів. Наприклад, якщо користувач вводить *, запит повертає всі міста; якщо користувач вводить М, запит повертає всі міста, що починаються на букву «М»; якщо користувач вводить *з*, запит повертає всі міста, в назвах яких є буква «с».

9. На вкладці Конструктор у групі Результаты натисніть кнопку Выполнить, в рядку запрошення запиту введіть Создать і натисніть клавішу ВВОД.

Вказівка типів даних для параметра

1. Коли запит відкритий в конструкторі, на вкладці Конструктор у групі Показать или спрятать натисніть кнопку Параметры.

2. У діалоговому вікні Параметры запиту в стовпці Параметр введіть текст запиту на введення значення для кожного параметра, для якого потрібно вказати тип даних. Переконайтеся, що кожен з параметрів відповідає запиту, який використовується в рядку Условие отбора в бланку запиту.

3. У стовпці Тип данных виберіть тип даних для кожного параметра.

Створення підсумкового запиту

1. На вкладці Главная натисніть кнопку Режим і виберіть Конструктор.

2. Запит “Проміжні суми для товарів” буде відкритий в конструкторі.

3. На вкладці Конструктор у групі Показать или спрятать натисніть кнопку Итоги.

4. У бланку запиту з'явиться рядок Итоги.

Виконання розрахунків на основі даних

1. На вкладці Создание натисніть кнопку Конструктор запросов.

2. У діалоговому вікні Добавление таблицы на вкладці Таблицы двічі клацніть “Відомості про замовлення”.

3. Закрийте діалогове вікно Добавление таблицы.

4. У таблиці “Відомості про замовлення” двічі клацніть “Код товару”, щоб додати це поле в перший стовпець бланка запиту.

5. У другому стовпці бланка клацніть правою кнопкою миші рядок Поле, а потім виберіть у контекстному меню команду Область введения.

6. У діалоговому вікні Область введения введіть або вставте такий вираз: Проміжний підсумок: ([Кількість] * [Ціна за одиницю]) - ([Кількість] * [Ціна за одиницю] * [Знижка]).

7. Натисніть кнопку ОК.

8. На вкладці Конструктор натисніть кнопку Выполнить. Відбувається виконання запиту, а потім відображається список товарів з проміжними сумами для кожного замовлення.

9. Натисніть клавіші CTRL + S, щоб зберегти запит, і назвіть його “Проміжні суми для товарів”.

Перегляд зведених даних і статистичних показників

1. Виконати запит проміжні суми для товарів, створене раніше і залиште результати відкритими в режим таблиці.

2. На вкладці Главная натисніть кнопку Итоги. Новий рядок з'явиться в нижній частині таблиці, що містять слово Загальна в першому стовпці.

3. Клацніть клітинку в останньому рядку з ім'ям “Итог”.

4. Клацніть стрілку для перегляду доступних статистичних функцій.

5. Виберіть Количество. Вміст комірки зміниться з Итог на число значень в стовпці.

6. Клацніть сусідню комірку.

7. Клацніть стрілку і виберіть Сумма. В поле буде відображатися сума значень в стовпці.

8. Залиште запит відкритим в режимі таблиці.

 Створення перехресного запиту

1. На вкладці Главная у групі Представления натисніть кнопку Представление та виберіть пункт Конструктор.

2. У групі Настройки запроса клацніть елемент Добавление таблицы.

3. У діалоговому вікні Добвление таблицы двічі клацніть елемент “Замовлення”, а потім натисніть кнопку Закрыть.

4. На вкладці Конструктор у групі Тип запроса клацніть елемент Перекрёстная таблица. У бланку рядок Показать прихована, а відображається рядок Перекрёстная таблица.

5. У третьому стовпці бланка клацніть правою кнопкою миші рядок Поле, а потім виберіть у контекстному меню пункт Область введения. Відкриється вікно Область введения.

6. У діалоговому вікні Область введения введіть або вставте такий вираз: Місяць: "Місяць" & DatePart ( "м", [Дата замовлення]).

7. Натисніть кнопку ОК.

8. У рядку Перекрёстная таблица виберіть наступні значення в списку: Заголовки строк для першого стовпця, Значения для другого стовпця і Заголовки столбцов для третього.

9. На вкладці Конструктор у групі Результаты натисніть кнопку Выполнить. Відбувається виконання запиту, а потім відображаються проміжні суми, зібрані по місяцях.

10. Натисніть клавіші CTRL + S, щоб зберегти запит.

Створення запиту на створення таблиці

1. Відкрийте базу даних з попереднього прикладу.

2. На вкладці Создание в групі Запросы натисніть кнопку Конструктор запросов.

3. У діалоговому вікні Добавление двічі клацніть “Відомості про замовлення” і “Замовлення” і закрийте діалогове вікно Добавление таблицы.

4. У таблиці “Замовлення” двічі клацніть поля “Код замовника” і “Місто одержувача”, щоб додати їх в бланк.

5. У таблиці “Відомості про замовлення” двічі клацніть елементи “Код замовлення”, “Код товару”, “Кількість”, “Ціна за одиницю” і “Знижка”, щоб додати ці поля в бланк.

6. У стовпці “Місто одержувача” бланка зніміть прапорець в рядку Показать. У рядку Условие отбора введіть 'Ростов' (включаючи одинарні лапки). Перевірте результати виконання запиту, перш ніж використовувати їх для створення таблиці.

7. На вкладці Конструктор у групі Результаты натисніть кнопку Выполнить.

8. Натисніть клавіші CTRL + S, щоб зберегти запит.

9. У полі Имя запроса введіть «Запит на замовлення в Ростові» і натисніть кнопку ОК.

10. На вкладці Главная в групі Представления натисніть кнопку Представление та виберіть пункт Конструктор.

11. На вкладці Конструктор у групі Тип запроса натисніть кнопку Создание.

12. У діалоговому вікні Создание таблицы в поле Имя таблицы введіть «Замовлення в Ростові» і натисніть кнопку ОК.

13. На вкладці Конструктор у групі Результаты натисніть кнопку Выполнить.

14. У діалоговому вікні підтвердження натисніть кнопку Да, і в області навігації відобразиться нова таблиця.

Створення запиту на додавання

1. Відкрийте запит на з ім'ям “Запит на замовлення в Ростові”, що ви створили раніше в режимі конструктора.

2. На вкладці Конструктор у групі Тип запроса виберіть команду Добавить. Відкриється діалогове вікно Добавление.

3. У діалоговому вікні Добавление клацніть стрілку в полі Имя таблицы і виберіть “Замовлення в Ростові” в списку, а потім натисніть кнопку ОК.

4. У бланку в рядку Условие отбора стовпця “Місто одержувача” видаліть значення 'Ростов' і введіть 'Казань'.

5. У рядку Добавление записей в таблицу виберіть відповідне поле для кожного стовпчика.

6. У цьому прикладі значення в рядку Добавление записей в таблицу повинні відповідати значенням в рядку Поле, але це не потрібно для нормальної роботи запитів на додавання.

7. На вкладці Конструктор у групі Результаты натисніть кнопку Выполнить.

Створення запиту на оновлення

1. Відкрийте таблицю “Замовлення в Ростові” в конструкторі.

2. У рядку “Код товару” змініть тип даних Числовой на Текстовый.

3. Збереження і закрийте таблицю “Замовлення в Ростові”.

4. На вкладці Создание в групі Запросы натисніть кнопку Конструктор запросов.

5. У діалоговому вікні Добавление таблицы двічі клацніть “Замовлення в Ростові” і “Товари” та закрийте діалогове вікно Добавление таблицы.

6. На вкладці Конструктор у групі Тип запроса натисніть кнопку Обновить.

7. У бланку більше не будуть відображатися рядка Сортировка і Показать і з'явиться рядок Обновление.

8. У таблиці “Замовлення в Ростові” двічі клацніть елемент “Код товару”, щоб додати це поле в бланк.

9. У бланку в рядку Обновление стовпця “Код товару” введіть або вставте наступний рядок: [Товари]. [Найменування].

10. У рядку Условие отбора введіть або вставте наступний рядок: [Код продукту] Like ([Товари]. [Код]).

11. Можна дізнатися, які значення будуть змінені запитом на оновлення, переглянувши запит в режимі таблиці.

12. На вкладці Конструктор виберіть Режим ® Режим таблицы. Запит повертає список кодів товарів, які будуть оновлені.

13. На вкладці Конструктор натисніть кнопку Выполнить.

При відкритті в таблиці “Замовлення в Ростові”, ви побачите, що числові значення в поле “Код товару”, були замінені назви продуктів в таблиці “Products”.

Створення запиту на видалення

1. На вкладці Создание натисніть кнопку Конструктор запросов.

2. У діалоговому вікні Добавление таблицы двічі клацніть “Замовлення в Ростові”, потім закрийте діалогове вікно Добавление таблицы.

3. На вкладці Конструктор у групі Тип запроса натисніть кнопку Удаление. У бланку більше не будуть відображатися рядка Сортировка і Показать і з'явиться рядок Удалить.

4. У таблиці “Замовлення в Ростові” двічі клацніть поле “Код замовлення”, щоб додати його в бланк.

5. У бланку в рядку “Условие отбора” в стовпці “Код замовлення” введіть Is Null.

6. На вкладці Конструктор у групі Результаты натисніть кнопку Выполнить.

Звіти

За допомогою звітів можна переглядати, форматувати і групувати інформацію в базі даних Microsoft Access.

Створення звіту в Access

1. Вибрати джерело записів (наприклад, таблиця, іменований чи впроваджений запит).

2. Вибрати інструмент звіту (Створити в групі Звіти).

3. Створити звіт.

1) Для вибору необхідного інструменту натисніть відповідну кнопку панелі інструментів. Після появи майстра дотримуйтесь його командам і на останній сторінці натисніть кнопку Готово.

Access відображає звіт в режимі макета.

2) Здійсніть форматування звіт, щоб домогтися бажаного зовнішнього вигляду.

Додавання угруповання, сортування та підсумків

1. Якщо область Группировка, сортировка и итоги не відчинені, на вкладці Конструктор у групі Группировка і підсумки виберіть команду Группировка.

2. Натисніть кнопку Добавить угруповання або Добавить сортировку і виберіть поле, по якому потрібно згрупувати або впорядкувати дані.

3. Щоб задати додаткові параметри або додати підсумки, в рядку угруповання або сортування виберіть команду Больше.

Виділення даних за допомогою умовного форматування

1. Натисніть звіт у області навігації правою кнопкою миші і виберіть пункт Режим макета.

2. Виберіть потрібні елементи управління, а потім на вкладці Формат в групі Форматирование элемента управления виберіть команду Условное форматирование.

3. У діалоговому вікні Диспетчер правил условного форматирования виберіть команду Создать правило.

4. У діалоговому вікні Новое правило форматирования виберіть значення в поле Выберите тип правила.

Щоб створити правило, яке буде перевірятися окремо для кожного запису, виберіть варіант Проверьте значения в текущей записи або використовуйте вираз.

Щоб створити правило для порівняння записів один з одним за допомогою гістограм, виберіть варіант Сравнить с другими записями.

5. У поле Смена описания правила вкажіть правило, яке буде застосовуватися при форматуванні, і тип форматування, а потім натисніть кнопку ОК.

6. Якщо потрібно створити ще одне правило для цього елемента управління або групи елементів, повторіть процедуру, починаючи з дії четвертої.

Налаштування кольору та шрифтів

1. Відкрийте звіт в режимі макета. Для цього клацніть звіт в області навігації правою кнопкою миші і виберіть пункт Режим макета.

2. У пункті Работа с макетами отчётов на вкладці Конструктор виберіть параметр Темы і наводите курсор на різні теми в галереї, щоб попередньо переглянути ефекти. Щоб вибрати тему, клацніть її та збережіть звіт.

3. За допомогою колекцій Цвета і Шрифты можна задати кольору і шрифти незалежно один від одного.

Додавання логотипу або фонового малюнка

Додавання або видалення малюнка

1. В області переходів клацніть звіт правою кнопкою миші і виберіть команду Макет.

2. У звіті клацніть місце, куди необхідно додати малюнок, і на вкладці Конструктор у групі Колонтитулы виберіть пункт Логотип.

3. Перейдіть до малюнка і натисніть кнопку Открыть. Access додасть малюнок до звіту.

4. Щоб видалити малюнок, клацніть його правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню пункт Удалить.

Додавання фонового зображення

1. В області переходів клацніть звіт правою кнопкою миші і виберіть команду Макет.

2. На вкладці Формат в групі Фон натисніть кнопку Обои.

3. Виберіть малюнок зі списку Коллекция изображений або натисніть кнопку Обзор, виберіть малюнок і натисніть кнопку ОК.

Попередній перегляд і друк звіту

Попередній перегляд звіту

1. Клацніть правою кнопкою миші ім'я звіту в області навігації та виберіть команду Предварительный просмотр. Команди на вкладці Предварительный просмотр можна використовувати, щоб: надрукувати звіт, змінити розмір або макет сторінки, змінити масштаб або переглянути відразу кілька сторінок, оновити дані в звіті, експортувати звіт в інший формат файлу.

2. Натисніть кнопку Закрыть режим предварительного просмотра.

Друк звіту

1. Клацніть правою кнопкою миші ім'я звіту в області навігації та виберіть команду Печать. Звіт буде відправлений на принтер, який використовується за умовчанням.

2. Щоб відкрити діалогове вікно, в якому можна вибрати принтер, вказати число копій і змінити параметри, виберіть команду Печать.

Форми

Форма в Access — це об'єкт бази даних, який можна використовувати для створення призначеного для користувача інтерфейсу для програми бази даних.

Створення форми за допомогою інструмента Форма

1. В області переходів клацніть таблицю або запит із даними, які повинні відображатися в формі.

2. На вкладці Создание в групі Формы натисніть кнопку Форма.

Нова форма буде відображена в режимі макета. У цьому режимі можна вносити зміни в структуру форми при одночасному перегляді даних.

Створення розділеної форми за допомогою інструмента Разделённая форма

1. В області переходів клацніть таблицю або запит із даними, які повинні відображатися в формі. Крім того, можна відкрити таблицю або запит в режимі таблиці.

2. На вкладці Создание в групі Формы натисніть кнопку Другие формы і виберіть команду Разделённая форма.

Нова форма буде відображена в режимі макета. У цьому режимі можна вносити зміни в структуру форми при одночасному перегляді даних.

Створення форми, в якій відображається кілька записів, за допомогою інструменту Несколько элементов

1. В області переходів клацніть таблицю або запит із даними, які повинні відображатися на формі.

2. На вкладці Создание в групі Формы натисніть кнопку Другие формы і виберіть команду Несколько элементов.

Буде створена нова форма, яка відобразиться в режимі макета. У цьому режимі ви можете вносити зміни в структуру форми паралельно з переглядом даних.

Створення форми за допомогою Майстра форм

1. На вкладці Создание в групі Формы натисніть кнопку Мастер форм.

2. Дотримуйтеся вказівок на сторінках майстра форм.

3. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Створення форми за допомогою інструмента Пустая форма

1. На вкладці Создание в групі Формы натисніть кнопку Пустая форма.

Відкриється порожня форма в режимі макета, і відобразиться область Список полей.

2. В області Список полей клацніть знак плюс поруч з однією або декількома таблицями, що містять поля, які потрібно включити в форму.

3. Щоб додати на форму поле, двічі клацніть по ньому або перетягніть його на форму.

Після додавання першого поля ви можете додати відразу кілька полів. Для цього виберіть їх, утримуючи клавішу CTRL, а потім перетягніть на форму.

Порядок таблиць в області Список полей може змінюватися в залежності від обраної частини форми. Якщо поля, яке ви хочете додати, не видно, виберіть іншу частину форми і спробуйте ще раз.

4. За допомогою інструментів в групі Колонтитул на вкладці Конструктор на форму можна додати логотип компанії, назва або дату і час.

5. Щоб додати на форму інші види елементів управління, виберіть потрібні в групі Елементи керування у вкладці Конструктор.

6. Щоб розширити вибір елементів управління, перейдіть в режим конструктора. Для цього клацніть форму правою кнопкою миші і виберіть Конструктор.

Налаштування форми в режимі макета

1. Щоб перейти в режим макета, клацніть правою кнопкою миші ім'я форми в області навігації та виберіть команду Режим макета.

Форма буде відкрита в режимі макета.

2. Для зміни властивостей форми, елементів управління і розділів можна використовувати сторінку властивостей. Щоб відкрити її, натисніть клавішу F4.

3. Щоб додати в структуру форми поля з базової таблиці або запиту, скористайтеся областю Список полей.  

Щоб відобразити область Список полей:

1) На вкладці Конструктор у групі Инструменты клацніть Добавить поля або натисніть сполучення клавіш ALT + F8.

2) Щоб додати одне поле, двічі клацніть його та перетягніть з області Список полей в потрібний розділ форми.

3) Щоб додати відразу кілька полів, клацніть їх, утримуючи клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля в форму.

Доопрацювання форми в режимі конструктора

1. Щоб переключитися в режим конструктора, клацніть правою кнопкою миші ім'я форми в області навігації та виберіть команду Конструктор.

Форма відкриється в режимі конструктора.

2. Для зміни властивостей форми, елементів управління і розділів можна використовувати сторінку властивостей. Щоб відкрити її, натисніть клавішу F4.

3. Щоб додати в структуру форми поля з базової таблиці або запиту, скористайтеся областю Список полей. Щоб відобразити область Список полей:

1) На вкладці Конструктор у групі Инструменты клацніть Добавить поля або натисніть сполучення клавіш ALT + F8.

2) Щоб додати одне поле, двічі клацніть його та перетягніть з області Список полів в потрібний розділ форми.

3) Щоб додати відразу кілька полів, клацніть їх, утримуючи клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля в форму.

Приклади моїх баз даних